Paiement manuel

À quoi ça sert

Le paiement manuel regroupe tout ce que l’association encaisse elle-même : chèques, virements, espèces, chèques vacances… Cohez.io ne voit pas passer cet argent : c’est vous qui l’enregistrez, sous forme de versement.

Choisir les moyens de paiement acceptés

À faire avant d’ouvrir les inscriptions.

1. Dans Paramètres, ouvrir Moyens de paiement.
2. Dans Méthodes standard, cocher Activé pour chaque moyen accepté par l’association : Chèque, Virement, Espèces, Carte bancaire…
3. Cocher en plus Public pour proposer ce moyen aux familles sur le formulaire d’inscription. Un moyen Activé mais pas Public reste utilisable par l’association pour ses propres saisies.
4. Si besoin, ajouter des Instructions pour le payeur (optionnel), par exemple « Chèque à l’ordre de l’association ».
5. Pour le virement, renseigner les Coordonnées bancaires (IBAN, BIC (optionnel), Titulaire du compte). Elles sont communiquées au payeur dans son e-mail de confirmation, dans les relances et sur l’écran de fin d’inscription.

Un moyen qui n’existe pas dans la liste, par exemple les chèques vacances, s’ajoute dans Méthodes personnalisées, avec Ajouter une méthode personnalisée.

Enregistrer un paiement reçu

1. Ouvrir le panier depuis Inscriptions, puis cliquer sur Voir le plan de paiement.
2. Saisir un versement avec le Moyen de paiement utilisé.
3. Cliquer sur Reçu une fois l’argent encaissé.

Le détail de la saisie et des statuts est expliqué dans les versements.

Régler en plusieurs fois

Cohez.io n’a pas d’échéancier automatique. Pour un règlement en plusieurs chèques :

1. Saisir un versement par chèque, chacun avec son montant, sa Référence (optionnel) et sa Date attendue (optionnel). Ils restent En attente.
2. À chaque dépôt en banque, cliquer sur Reçu sur le chèque concerné.
3. Noter l’accord dans les Notes internes du panier, par exemple « trois chèques : octobre, janvier, avril ».

Reçus envoyés au payeur

• Quand un versement passe Reçu, Cohez.io envoie un e-mail « Votre paiement a bien été reçu ».
• Pour renvoyer un reçu, utiliser Envoyer le reçu dans le menu d’actions de la personne inscrite. Cette action n’apparaît qu’une fois un paiement reçu pour elle.

Cas particuliers

Situation	Explication	Que faire
Un moyen de paiement manque dans Moyen de paiement	Il n’est pas Activé dans Moyens de paiement	L’activer dans Paramètres → Moyens de paiement
Un moyen n’apparaît pas sur le formulaire en ligne	Il est Activé mais pas Public	Cocher Public
Le payeur n’a pas reçu l’IBAN	Les Coordonnées bancaires du virement ne sont pas renseignées	Les compléter, puis lui envoyer un rappel depuis le panier (voir les relances)
Le même chèque a été saisi deux fois	Un versement ne se supprime pas	Marquer rejeté sur le doublon
Le payeur a trop versé	Cohez.io ne rembourse rien	Rembourser la différence en dehors de Cohez.io et noter l’opération dans les Notes internes

Questions fréquentes

« Pourquoi HelloAsso n’est-il pas proposé quand je saisis un versement ? » Les paiements HelloAsso sont enregistrés automatiquement. Ils ne se saisissent jamais à la main (voir le paiement en ligne HelloAsso).

« Le payeur reçoit-il un e-mail pour chaque chèque encaissé ? » Oui : à chaque versement marqué Reçu, un e-mail « Votre paiement a bien été reçu » part, un par personne inscrite du panier.