Suivre les inscriptions
Retrouver, filtrer et traiter les inscriptions : statuts, paiements, validation, annulation et places restantes par cours.
À quoi ça sert
L’écran Inscriptions (menu Trésorerie) rassemble toutes les inscriptions, qu’elles viennent du formulaire en ligne ou d’une saisie par l’association (Nouvelle inscription).
Les inscriptions sont regroupées par panier : un panier correspond à un envoi, par un même payeur, pour une ou plusieurs personnes. L’en-tête de la Liste des inscriptions indique le nombre de paniers et d’inscriptions.
Trouver une inscription
- Recherche : prénom, nom ou e-mail de l’adhérent ou du payeur.
- Saison : par défaut, la saison active la plus récente. Toutes les saisons affiche tout l’historique.
- Campagne et Cours : disponibles quand une saison est choisie. Le filtre Cours affiche un bandeau avec le nombre d’inscrits actifs, les places restantes et le badge Complet ou Places disponibles.
- Statut : voir le tableau ci-dessous.
- Plus récents / Plus anciens : ordre d’inscription.
Les filtres actifs s’affichent sous la barre de recherche ; chacun se retire d’un clic. Tout réinitialiser revient à l’affichage par défaut.
Pour transmettre la liste filtrée, voir l’export CSV.
Les statuts d’une inscription
| Statut | Signification | Suite possible |
|---|---|---|
| Brouillon | Inscription commencée, pas encore finalisée ou payée | En attente de validation, Validée, Annulée |
| En attente de validation | Inscription complète, à valider par l’association | Validée, Annulée |
| Validée | Inscription acceptée | Annulée |
| Annulée | Inscription abandonnée ou annulée ; la place est libérée | Aucune : l’annulation est définitive |
Le paiement a son propre suivi, affiché sur la ligne de chaque panier : Non payé, Partiel, Payé, Acompte attendu, Acompte partiel, Acompte reçu, HelloAsso en attente, Paiement refusé.
Traiter une inscription
Ouvrir le panier pour voir chaque personne inscrite et ses articles. Selon le statut, les boutons suivants apparaissent :
- Valider : accepte l’inscription.
- Soumettre à validation : passe un brouillon en attente de validation.
- Annuler : annule l’inscription, avec un Motif (optionnel). L’action est irréversible et libère la place dans les cours.
- Prolonger (quand un acompte est demandé) : repousse la Nouvelle date limite de paiement de l’acompte.
Le menu d’actions de chaque personne propose aussi Ajouter un cours et Envoyer le reçu (quand un paiement a été reçu). Pour modifier les cours d’une inscription, voir ajouter, retirer ou échanger un cours.
Cas particuliers
| Situation | Explication | Que faire |
|---|---|---|
| Une inscription récente n’apparaît pas | Elle appartient à une autre saison que celle du filtre | Choisir Toutes les saisons, puis rechercher le nom |
| Les filtres Campagne et Cours ont disparu | Ils ne s’affichent que lorsqu’une saison précise est choisie | Choisir une saison dans le filtre Saison |
| Une inscription Brouillon ou En attente de validation est passée Annulée seule | Le délai d’expiration des réservations prévu par la campagne, ou la date limite de l’acompte, est dépassé | Recréer l’inscription si la personne le souhaite toujours |
| Annuler n’apparaît pas | L’inscription est déjà annulée | Aucune action possible : créer une nouvelle inscription si besoin |
Questions fréquentes
« Peut-on réactiver une inscription annulée ? » Non. Créez une nouvelle inscription avec Nouvelle inscription.
« Qui peut voir cet écran ? » Les utilisateurs de l’association dont le rôle comprend la permission Voir les membres.
Mis à jour le