Annuler une inscription

À quoi ça sert

Annuler retire définitivement une personne des inscriptions : elle quitte l’association, l’inscription est un doublon, ou elle a été faite par erreur. L’annulation est irréversible.

Si la personne garde son inscription mais abandonne une activité, retirez plutôt le cours (voir ajouter, retirer ou échanger un cours).

Annuler une inscription pas à pas

1. Ouvrir le panier depuis Inscriptions (ou la fiche de l’inscription avec Voir le détail).
2. Dans les actions de la personne, cliquer sur Annuler.
3. La fenêtre Annuler l’inscription demande : « Êtes-vous sûr de vouloir annuler cette inscription ? Cette action est irréversible. »
4. Renseigner si besoin le Motif (optionnel). Attention : le motif figure dans l’e-mail envoyé à l’adhérent. Rédigez-le de façon neutre.
5. Cliquer sur Confirmer l’annulation, ou sur Retour pour renoncer.

Annuler une inscription demande la permission Modifier des membres. Sans elle, l’annulation est refusée.

Ce que l’annulation change

• L’inscription passe Annulée, définitivement.
• Sa place dans les cours est libérée.
• Son montant dû passe à zéro. Le montant des autres inscriptions du panier est recalculé : une remise famille, par exemple, peut changer de personne.
• Un e-mail « Votre inscription a été annulée » part à l’adresse e-mail de l’adhérent, si elle est renseignée, avec le motif s’il y en a un. Il ne part pas forcément au payeur.
• L’adhésion reste acquise : si l’inscription avait déjà donné l’adhésion de la saison, l’annulation ne la retire pas.

Et l’argent déjà reçu ?

Point d’attention Cohez.io ne vous prévient pas si la personne a déjà payé. Regardez le Solde du panier avant d’annuler.

• Si d’autres personnes du panier doivent encore de l’argent, les sommes versées pour l’inscription annulée leur sont attribuées, jusqu’à couvrir ce qu’elles doivent. Une inscription en Brouillon ainsi réglée peut changer de statut.
• Sinon, l’argent reste attribué à l’inscription annulée : c’est un trop-perçu.
• Cohez.io ne rembourse rien. Un remboursement se fait par l’association, en dehors de Cohez.io, ou depuis votre espace HelloAsso pour un paiement en ligne.
• Aucun résumé ne s’affiche après l’annulation : vérifiez le Solde du panier et la Ventilation par inscrit du Plan de paiement.

Annuler tout le panier

Le menu Gérer le panier → Supprimer le panier annule d’un coup toutes les inscriptions actives du panier. Malgré son nom, il n’efface rien : le panier et son historique restent consultables. La fenêtre prévient : « Toutes les inscriptions actives du panier seront annulées. Cette action est irréversible. »

• Si le panier contient des versements encaissés, l’action est bloquée : « Ce panier contient des versements encaissés. Veuillez d’abord annuler les versements avant de supprimer le panier. » Si l’argent a réellement été encaissé, ne marquez pas ces versements comme rejetés pour débloquer l’action : annulez plutôt les inscriptions une par une.
• Aucun e-mail d’annulation n’est envoyé aux personnes inscrites. Prévenez la famille vous-même.

Annulations automatiques

Certaines inscriptions passent Annulée sans intervention :

• une inscription en Brouillon, quand la date limite de l’acompte est dépassée ou, sans acompte, le délai d’expiration des réservations de la campagne ;
• une inscription En attente de validation, seulement quand la date limite de l’acompte est dépassée.

Elle affiche le même statut Annulée qu’une annulation manuelle. Si un acompte était demandé, l’adhérent reçoit l’e-mail « Votre réservation a expiré » à son adresse e-mail, si elle est renseignée.

Cohez.io n’annule pas ainsi une inscription qui a déjà un paiement reçu, ni une inscription dont un versement a été saisi par l’association.

Cas particuliers

Situation	Explication	Que faire
Annuler n’apparaît pas	L’inscription est déjà annulée	Vérifier le statut
L’annulation est refusée	Votre rôle n’a pas la permission Modifier des membres	Demander la permission à un administrateur de l’association
Supprimer le panier ne peut pas être confirmé	Le panier contient des versements encaissés	Annuler les inscriptions une par une
Le panier affiche un trop-perçu après l’annulation	Aucune autre inscription du panier ne pouvait recevoir l’argent	Rembourser le payeur en dehors de Cohez.io, ou depuis HelloAsso
La personne est toujours comptée comme adhérente	L’annulation ne retire pas l’adhésion déjà acquise	Normal
Le payeur n’a pas reçu l’e-mail d’annulation	L’e-mail part à l’adresse de l’adhérent, pas forcément à celle du payeur	Prévenir le payeur directement
Une inscription est passée Annulée sans que personne n’agisse	Le délai de réservation ou d’acompte est dépassé	Créer une nouvelle inscription si la personne le souhaite toujours

Questions fréquentes

« Peut-on réactiver une inscription annulée ? » Non. Créez une nouvelle inscription avec Nouvelle inscription.

« Peut-on modifier le motif après coup ? » Non : le motif est enregistré au moment de l’annulation, et l’e-mail est déjà parti.