Fiche et statuts

À quoi ça sert

Chaque personne connue de l’association a une fiche : son identité, son adhésion, ses inscriptions et ce qu’elle a payé. La plupart des fiches naissent du formulaire d’inscription en ligne. Une personne déjà connue y est rattachée à sa fiche existante (voir l’identification des adhérents).

Dans l’application, les adhérents apparaissent sous le nom de membres.

Retrouver un adhérent

1. Dans le menu Organisation, ouvrir Membres. La Liste des membres est classée par nom de famille.
2. Dans Recherche, taper un seul mot : le nom, le prénom ou l’adresse e-mail. « Martin » trouve la fiche, « Jean Martin » ne trouve rien.
3. Affiner si besoin :
   • Adhésion : Toutes, Adhérent, Adhésion à venir, Adhésion expirée ou Non adhérent ;
   • Sans compte : seulement les membres qui n’ont pas de compte utilisateur sur Cohez.io ;
   • Filtrer par groupes : un ou plusieurs groupes de l’association.
4. Réinitialiser efface la recherche et les filtres.

Le menu d’actions d’une ligne propose Voir, Éditer et Désactiver (ou Réactiver).

Savoir si une personne est adhérente

Chaque ligne de la liste porte un seul badge : l’état de son adhésion. C’est le repère fiable.

Badge	Signification
Adhérent	Une adhésion couvre la date du jour
Adhésion à venir	L’adhésion commence plus tard, par exemple au début de la prochaine saison
Adhésion expirée	La personne a été adhérente, mais sa dernière adhésion est terminée
Non adhérent	Aucune adhésion enregistrée

Une adhésion naît quand une inscription est validée. Elle court de la date de validation jusqu’à la fin de la saison de la campagne. Si l’inscription est validée avant le début de la saison, l’adhésion commence au premier jour de la saison et affiche Adhésion à venir d’ici là. Une inscription pas encore validée ne donne pas d’adhésion. Les statuts d’une inscription sont décrits dans suivre les inscriptions.

Lire la fiche

Cliquer sur Voir ouvre la fiche. À côté du nom, des badges indiquent les rôles de la personne : Adhérent, Usager, Payeur. Ils disent ce qu’est la personne pour l’association, pas si son adhésion est à jour.

Onglet	Contenu
Identité	Identité, contact, adresse, consentements et, pour un mineur, responsables légaux
Adhésion	Carte Statut d’adhésion, date de Première adhésion, acceptation des statuts et du règlement intérieur, groupes
Santé	Pièces santé de la saison. L’onglet n’existe que si le suivi des pièces santé est activé pour l’association
Activités	Inscriptions de la personne, par saison, avec leur statut et leurs cours
Payeur	Qui paie pour cette personne et, si elle paie pour d’autres, les membres qu’elle finance

Le champ Statut

Dans l’onglet Adhésion, la carte Statut d’adhésion affiche deux badges qui n’ont rien à voir l’un avec l’autre :

• Adhésion : l’état d’adhésion décrit plus haut, avec ses dates. C’est lui qu’il faut regarder.
• Statut : En attente, Actif, Suspendu ou Parti. Cette valeur est fixée à la création de la fiche et dépend de la façon dont la fiche a été créée : une fiche créée par le formulaire en ligne affiche par exemple En attente. Aucun écran ne permet de la modifier, et elle ne dit rien de l’adhésion.

Point d’attention Un adhérent à jour peut afficher En attente dans Statut. C’est normal : fiez-vous au badge Adhésion, ou au badge de la liste des membres.

Modifier une fiche

1. Sur la fiche, cliquer sur Éditer.
2. Corriger l’identité, les coordonnées, l’adresse ou le Type de membre.
3. Cliquer sur Enregistrer. Le message « Membre mis à jour avec succès. » confirme l’opération.

L’acceptation des statuts et du règlement intérieur ne se modifie pas après la création de la fiche.

Désactiver ou réactiver une fiche

Cohez.io ne supprime jamais une fiche. Pour mettre de côté une personne qui a quitté l’association, ou une fiche en double (voir les doublons), désactivez-la.

1. Sur la fiche, ou dans le menu d’actions de la liste, cliquer sur Désactiver.
2. Une fenêtre Désactiver ce membre ? demande confirmation. Depuis la liste, elle affiche : « Êtes-vous sûr de vouloir désactiver ce membre ? »
3. Confirmer avec Désactiver. Le message « Membre désactivé avec succès. » s’affiche sur la liste des membres.

Ce que la désactivation change :

• Rien n’est effacé : identité, inscriptions, paiements et adhésion restent sur la fiche.
• La fiche reste dans la liste Membres, et son menu propose désormais Réactiver.
• Elle n’est plus comptée dans la carte Membres actifs du tableau de bord.

Ce qu’elle ne change pas :

• Le badge d’adhésion : une fiche désactivée peut rester Adhérent jusqu’à la fin de son adhésion.
• Les inscriptions : aucune n’est annulée. Pour annuler une inscription, voir annuler une inscription.
• Le formulaire en ligne : la personne peut toujours s’inscrire, et sa fiche peut être retrouvée à cette occasion.

Pour annuler, cliquer sur Réactiver, puis confirmer dans la fenêtre Réactiver ce membre ?.

Cas particuliers

Situation	Explication	Que faire
Un adhérent à jour affiche En attente dans Statut	Le Statut garde la valeur donnée à la création de la fiche	Regarder le badge Adhésion
La personne vient de s’inscrire mais reste Non adhérent	Son inscription n’est pas encore validée	Valider l’inscription depuis Inscriptions
Une fiche désactivée affiche toujours Adhérent	Désactiver ne touche pas à l’adhésion	Rien à faire : le badge suivra la fin de l’adhésion
La recherche ne trouve pas une personne connue	La recherche compare un seul mot, et peut distinguer majuscules et minuscules	Taper seulement le nom, essayer « Martin » puis « martin », ou chercher l’e-mail
Membres actifs ne correspond pas au nombre d’adhérents	La carte compte les fiches non désactivées, adhésion à jour ou non	Filtrer la liste sur Adhérent pour compter les adhésions en cours
La confirmation de Désactiver aboutit à un refus	Le bouton s’affiche pour tous, mais votre rôle n’a pas la permission Supprimer des membres	Demander la permission à un administrateur de l’association

Questions fréquentes

« Comment passer une fiche de En attente à Actif ? » Ce n’est ni possible ni utile : le Statut ne commande rien. Ce qui compte est l’adhésion, qui naît de la validation d’une inscription.

« Peut-on supprimer une fiche ? » Non. Désactiver la met de côté sans rien effacer. Pour une demande d’effacement des données d’une personne, contactez le support Cohez.io.

« Pourquoi la permission s’appelle-t-elle Supprimer des membres ? » C’est la permission qui autorise Désactiver. Malgré son nom, rien n’est supprimé. Réactiver demande la permission Modifier des membres.

« Qui peut voir les fiches ? » Les utilisateurs de l’association dont le rôle comprend la permission Voir les membres.