Champs complémentaires d’une campagne

Cette fonctionnalité est activée à la demande par l’équipe Cohez.io. Si vous ne voyez pas la section Champs complémentaires sur la page de votre campagne, contactez-nous. La section porte le badge Bêta.

À quoi ça sert

Les rubriques d’une campagne servent à choisir des cours et des tarifs. Les champs complémentaires servent à recueillir autre chose, propre à cette campagne : une question, une pièce à fournir, ou l’acceptation d’un document (règlement du stage, autorisation de sortie, charte…).

Les réponses sont rattachées à l’inscription, pas à la personne : elles valent pour cette inscription seulement.

Choisir le bon type de champ

Il existe deux endroits pour ajouter un champ. Le choix dépend de la durée de vie de l’information.

Question à se poser	Champ de la fiche adhérent	Champ complémentaire de la campagne
À qui appartient la réponse ?	À la personne	À l’inscription
La réponse est-elle conservée d’une saison à l’autre ?	Oui, la même valeur est reprise	Non, elle est redemandée à chaque inscription
Où se configure-t-il ?	Paramètres → Fiche adhérent	Page de la campagne, section Champs complémentaires
Où retrouve-t-on la réponse ?	Onglet Infos complémentaires de la fiche adhérent	Bloc Réponses au formulaire de la fiche inscription
Peut-il servir à toutes les campagnes ?	Oui	Non, uniquement la campagne où il est créé
Type Document à lire disponible ?	Non	Oui

Exemples : un numéro de licence ou une photo d’identité relèvent de la fiche adhérent (voir les champs de la fiche adhérent). « Je viens avec mon propre matériel » ou « J’accepte le règlement du stage de février » relèvent de la campagne.

Ajouter un champ à une campagne

1. Ouvrir la page de la campagne (bouton Builder de la liste des campagnes, voir créer la campagne).
2. Dans la section Champs complémentaires, cliquer sur Ajouter un champ.
3. Renseigner le Libellé, une Aide facultative, le Type et le réglage Obligatoire, puis cliquer sur Enregistrer.

Les types sont les mêmes que sur la fiche adhérent : Texte court, Texte long, Nombre, Date, Choix unique, Choix multiples, Case oui / non et Fichier (formats acceptés : PDF ou image (JPG, PNG), PDF uniquement ou Image uniquement (JPG, PNG), 10 Mo au maximum). Un type de plus est proposé ici : Document à lire.

La section rappelle aussi, en haut, les champs de la fiche adhérent demandés dans le formulaire public (avec le badge Obligatoire le cas échéant), avec un lien Gérer la fiche adhérent. Ils s’affichent sur toutes les campagnes.

Comme sur la fiche adhérent, vous pouvez Monter et Descendre un champ, le Modifier, l’Archiver puis le Restaurer depuis la liste Archivés. Un champ qui a déjà des réponses ne peut pas être supprimé (archivez-le) et son type est verrouillé.

Le document à lire et à accepter

Le type Document à lire fait apparaître, dans le formulaire, une case J’ai lu et j’accepte suivie du libellé du champ, avec un lien pour lire le document.

1. Créer un champ de type Document à lire. Le Libellé complète la phrase de la case (par exemple « le règlement intérieur du stage »).
2. Déposer le Document PDF (PDF uniquement, 10 Mo au maximum) puis cliquer sur Enregistrer.
3. Cocher Obligatoire si l’inscription ne doit pas pouvoir se faire sans l’acceptation.

Pour publier une nouvelle version, ouvrir le champ avec Modifier , cliquer sur Remplacer le document, déposer le nouveau PDF puis cliquer sur Enregistrer : sans cela, le dépôt n’est pas pris en compte. Les acceptations déjà données restent liées à l’ancienne version : on sait ainsi précisément quel texte chacun a accepté.

Pour chaque acceptation, Cohez.io conserve la date d’acceptation et la version du document acceptée.

Sur la fiche inscription

La fiche d’une inscription affiche un bloc Réponses au formulaire : une ligne par champ, avec la réponse ou la mention « Non renseigné ». Un champ obligatoire resté vide porte le badge À compléter, un champ archivé le badge Archivé.

• Le bouton Modifier permet de corriger ou de compléter les réponses à la main, y compris de déposer un fichier. L’obligation ne bloque pas l’enregistrement en back-office.
• Les acceptations de document ne sont pas modifiables : elles servent de preuve. La ligne indique « Accepté le » suivi de la date et de l’heure, puis « (version du JJ/MM/AAAA) » ; ce lien ouvre le document accepté dans un nouvel onglet.
• Les fichiers se téléchargent depuis la fiche ; chaque téléchargement est enregistré.

Dans le formulaire public

Les champs de la campagne apparaissent avec ceux de la fiche adhérent, dans le bloc Informations complémentaires sous l’identité de chaque inscrit ; les acceptations de document s’affichent à la suite des cases d’acceptation habituelles. Voir le formulaire public.

Exporter les réponses

L’export CSV ajoute une colonne par champ. Les champs de la campagne n’y figurent que si vous filtrez sur une Campagne.

Questions fréquentes

« Puis-je afficher un champ seulement si une autre réponse le justifie ? » Non, il n’y a pas de logique conditionnelle : tous les champs sont toujours affichés.

« Un adhérent peut-il refuser le document ? » S’il est Obligatoire, l’inscription en ligne ne peut pas être validée sans l’acceptation. Sinon, la case reste libre.

« J’ai remplacé le document : faut-il refaire accepter les anciens inscrits ? » Leurs acceptations restent attachées à l’ancienne version. Cohez.io ne leur redemande rien automatiquement.