Doublons : que faire

À quoi ça sert

Un doublon, ce sont deux fiches pour une même personne. L’historique de la personne se retrouve coupé en deux : une partie de ses inscriptions sur une fiche, le reste sur l’autre.

Cohez.io n’a pas d’outil de fusion. Cette page explique comment repérer un doublon, limiter ses effets et éviter les suivants.

D’où viennent les doublons

À chaque inscription en ligne, Cohez.io cherche si la personne a déjà une fiche (voir l’identification des adhérents). Un doublon naît quand cette recherche échoue :

• Une autre adresse e-mail que celle connue de l’association. C’est le cas le plus courant.
• Un prénom écrit autrement : accent, tiret, diminutif. « Hélène » et « Helene » sont deux personnes différentes pour Cohez.io.
• Une autre date de naissance, ou une faute de frappe dans la date.
• Sans adresse e-mail, un nom écrit autrement, par exemple un nom d’usage.

Repérer un doublon

Cohez.io ne signale pas les doublons : il n’existe pas de filtre dédié.

1. Dans Membres, chercher le nom de famille seul, puis le prénom seul, puis l’adresse e-mail.
2. Deux lignes semblent désigner la même personne : ouvrir chacune avec Voir.
3. Comparer les onglets Identité (e-mail, date de naissance), Adhésion et Activités (inscriptions de chaque fiche).

Un doublon compte deux fois dans la carte Membres actifs du tableau de bord.

Traiter un doublon pas à pas

1. Choisir la fiche à garder : la plus ancienne. Quand deux fiches d’adhérent correspondent aussi bien l’une que l’autre à une nouvelle inscription, Cohez.io la rattache à la plus ancienne. Garder celle-là évite que les prochaines inscriptions repartent sur l’autre. Aucun écran n’affiche la date de création d’une fiche : en général, la plus ancienne est celle dont l’onglet Activités montre l’inscription la plus ancienne.
2. Corriger la fiche gardée. Cliquer sur Éditer et reporter l’adresse e-mail que la personne utilise aujourd’hui, l’orthographe exacte de son prénom et de son nom, et sa date de naissance. Cliquer sur Enregistrer.
3. Mettre l’autre fiche de côté. Sur la fiche en trop, cliquer sur Désactiver et confirmer. Rien n’est effacé (voir la fiche et les statuts).

Les inscriptions, paiements et adhésions ne se déplacent pas d’une fiche à l’autre. Ceux de la fiche désactivée y restent : consultez-les là. Une adhésion en cours reste visible sur la fiche désactivée jusqu’à sa fin.

Point d’attention Désactiver une fiche ne l’empêche pas d’être retrouvée par une prochaine inscription. C’est la correction de la fiche gardée (étape 2) qui oriente les inscriptions suivantes vers elle. Si vous gardez la fiche la plus récente, les inscriptions qui correspondent aussi bien aux deux fiches iront quand même vers la fiche désactivée.

Tant que les deux fiches portent les mêmes prénom, nom et date de naissance, le bouton Déjà adhérent ? n’envoie plus de code à cette personne, même si l’une est désactivée, et sans rien lui signaler. Elle remplit alors le formulaire à la main, avec l’adresse e-mail de la fiche gardée.

Éviter les prochains doublons

• Avant l’ouverture des inscriptions, vérifier que chaque fiche a une adresse e-mail à jour, une date de naissance et la bonne orthographe.
• Inviter les adhérents à utiliser le bouton Déjà adhérent ?, ou à défaut leur adresse e-mail habituelle. Une personne qui a déjà eu un doublon remplit plutôt le formulaire à la main (voir ci-dessus).

Cas particuliers

Situation	Explication	Que faire
La personne ne reçoit plus de code avec Déjà adhérent ?	Deux fiches portent les mêmes prénom, nom et date de naissance, même si l’une est désactivée	Lui demander de remplir le formulaire à la main avec l’adresse e-mail de la fiche gardée
Une nouvelle inscription arrive sur la fiche désactivée	L’e-mail saisi est celui de la fiche désactivée, et la fiche gardée n’a pas été corrigée	Reporter cet e-mail sur la fiche gardée
La même personne a deux inscriptions pour la même campagne	Chaque fiche a reçu sa propre inscription	Garder une inscription et annuler l’autre, en vérifiant d’abord ce qui a été payé
Deux enfants d’une même famille ont la même adresse e-mail	Ce n’est pas un doublon : le prénom et la date de naissance les distinguent	Rien à faire
Une inscription sans e-mail s’est rattachée à la fiche d’un homonyme	Sans e-mail, Cohez.io compare prénom, nom et date de naissance ; deux personnes identiques sur ces trois points sont confondues	Contacter le support Cohez.io
Message « Plusieurs personnes de l’association portent cet e-mail… » en ajoutant un salarié	Plusieurs fiches portent cette adresse, désactivées comprises : une famille, ou un doublon, même déjà traité	Pour une famille, laisser le champ vide : la fiche salarié sera indépendante. Pour un doublon, retirer l’adresse e-mail de la fiche désactivée (possible si elle a un numéro de téléphone), ou contacter le support Cohez.io
L’historique est réparti sur plusieurs saisons des deux côtés, ou la personne demande l’effacement de ses données	Aucun écran ne permet de regrouper ou d’effacer des fiches	Contacter le support Cohez.io

Questions fréquentes

« Puis-je regrouper les deux fiches en une seule ? » Non : Cohez.io n’a pas d’outil de fusion. Gardez la plus ancienne et désactivez l’autre.

« Pourquoi ne pas simplement effacer la fiche en trop ? » Elle porte peut-être des inscriptions ou des paiements, qui doivent rester consultables. Cohez.io ne supprime jamais une fiche : la désactivation la met de côté sans rien perdre.

« La personne est-elle prévenue qu’elle a deux fiches ? » Non. Le formulaire en ligne n’indique jamais si une fiche a été trouvée.