Les représentants d’une structure

À quoi ça sert

Les représentants sont les personnes qui parlent au nom d’une structure affiliée : président, trésorier, correspondant… Ce sont des personnes de votre association, rattachées à la structure avec un rôle. Une même personne peut représenter plusieurs structures.

Pour ajouter, modifier ou retirer un représentant, il faut la permission Gérer les structures affiliées.

Ajouter un représentant

1. Ouvrez la fiche de la structure (menu Structures affiliées), puis, dans la carte Représentants, cliquez sur Ajouter un représentant.
2. Dans la fenêtre Ajouter un représentant, choisissez comment trouver la personne :
   • Personne existante : tapez au moins 2 caractères du prénom, du nom ou de l’email dans Rechercher, puis choisissez la personne dans la liste ;
   • Nouvelle personne : renseignez le Prénom et le Nom (obligatoires), puis l’Email et le Téléphone si vous les avez.
3. Choisissez le Rôle : Président·e, Vice-président·e, Secrétaire, Trésorier·ère, Correspondant·e, Membre ou Autre. Avec Autre, précisez le Libellé du rôle.
4. Cliquez sur Ajouter.

Éviter les doublons

Quand vous saisissez l’email d’une nouvelle personne, Cohez.io vérifie s’il existe déjà dans votre association. Si c’est le cas, un encart propose de rattacher la personne existante plutôt que d’en créer une seconde. Un email déjà utilisé ne peut pas servir à créer une nouvelle personne. Si vous ne connaissez pas l’email, vérifiez avec Personne existante que la personne n’est pas déjà enregistrée.

Modifier un rôle

Dans la carte Représentants, ouvrez le menu de la ligne de la personne et choisissez Modifier le rôle : la fenêtre vous laisse choisir un autre Rôle (et son libellé avec Autre).

Retirer un représentant

Dans le menu de la ligne de la personne, choisissez Retirer, puis confirmez avec Retirer. La personne n’est plus représentante de cette structure, mais elle n’est jamais supprimée de l’association : ses adhésions, inscriptions et groupes restent intacts.

Cas particuliers

• Même personne, même rôle : le rattachement existe déjà, il n’est pas ajouté une seconde fois.
• Personne représentante de plusieurs structures : ajoutez-la sur chaque fiche.
• Structure supprimée : ses représentants sont retirés, les personnes sont conservées.

Retrouver les représentants dans Membres

Quand le module Affiliations est activé et que vous pouvez voir les structures affiliées, la liste Membres affiche aussi les représentants des structures non radiées. Ils portent le badge Affiliation · suivi du nom de leur structure. Le filtre Type permet de ne garder que les adhérents ou que les représentants.

Cliquez sur un représentant pour ouvrir sa fiche : coordonnées, Structures représentées avec leur rôle, Groupes et rôles de bureau ou de conseil d’administration. Si la personne est aussi adhérente, un lien Voir la fiche adhérent apparaît (selon vos droits). Un représentant n’est pas un adhérent : la fiche n’en crée jamais.

Créer un compte pour un représentant

1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs, puis Créer.
2. Dans le sélecteur, cherchez la personne (nom, email ou nom de structure) : les représentants portent le badge Représentant.
3. Validez : une invitation est envoyée. Le compte n’a aucun rôle au départ ; attribuez-les ensuite avec Modifier.

Le compte permet d’accéder à Mes espaces. Seuls les représentants de structures non radiées sont proposés. Une personne déjà adhérente suit la voie habituelle des adhérents.