Identification des adhérents sur le formulaire

À quoi ça sert

Un adhérent déjà connu de l’association peut se faire reconnaître sur le formulaire d’inscription en ligne. Il retrouve ainsi ses informations déjà remplies et son inscription se rattache à sa fiche existante, au lieu d’en créer une nouvelle.

Deux mécanismes y contribuent :

• Le bouton « Déjà adhérent ? » : l’adhérent s’identifie lui-même avec un code reçu par e-mail. Ses coordonnées se préremplissent.
• La reconnaissance automatique : à la validation de l’inscription, Cohez.io cherche si la personne existe déjà dans le fichier de l’association. Si oui, l’inscription est rattachée à cette fiche, même sans passer par le bouton.

Ce guide s’adresse aux dirigeants et bénévoles qui gèrent les inscriptions. La dernière section propose un message à relayer aux adhérents.

Comment Cohez.io reconnaît une personne

La reconnaissance compare l’identité saisie aux fiches de l’association. Le critère dépend du chemin utilisé.

Chemin	Critères comparés	Ce qui se passe si ça correspond
Bouton « Déjà adhérent ? »	Prénom + nom + date de naissance, et une seule fiche trouvée avec un e-mail	Un code est envoyé à l’e-mail de la fiche ; une fois validé, les informations se préremplissent
Inscription avec e-mail	E-mail + prénom + date de naissance	L’inscription est rattachée à la fiche existante
Inscription sans e-mail	Prénom + nom + date de naissance	L’inscription est rattachée à la fiche existante, sans toucher à ses consentements

Règles de comparaison communes :

• Majuscules et espaces en trop ignorés : « MARTIN » = « martin » = « Martin ».
• Accents et tirets comptés : « Hélène » ≠ « Helene », « Jean-Pierre » ≠ « Jean Pierre ». L’orthographe doit être celle de la fiche de l’association.
• Le nom n’est pas comparé quand il y a un e-mail : plusieurs enfants d’une même famille partagent souvent l’e-mail d’un parent. C’est le prénom et la date de naissance qui les distinguent.
• Fiche sans date de naissance : avec un e-mail, une fiche sans date est reconnue quand même, puis complétée avec la date saisie. Une date déjà enregistrée n’est jamais remplacée.

La personne qui s’inscrit n’est jamais informée qu’une fiche a été trouvée ou non. C’est volontaire : personne ne peut vérifier en ligne si quelqu’un est adhérent de l’association.

Le parcours pas à pas

Le bouton Déjà adhérent ? apparaît sur l’étape Adhérent(s), à l’écran du choix des activités, pour chaque personne inscrite. Il est facultatif : le formulaire peut toujours être rempli à la main.

Sans code, rien n’est bloqué : la personne remplit le formulaire et Cohez.io tente le rapprochement au moment de l’envoi.

1. Sur l’étape Adhérent(s), cliquer sur Déjà adhérent ?.
2. Saisir le prénom, le nom et la date de naissance tels que l’association les connaît, puis cliquer sur Recevoir un code.
3. Ouvrir l’e-mail « Votre code d’identification », envoyé à l’adresse enregistrée sur la fiche de l’association.
4. Saisir le code à 6 chiffres dans Code reçu par email, puis cliquer sur Valider.
5. Les informations se préremplissent : identité, coordonnées, consentements et, pour un mineur, responsables légaux. Le prénom, le nom, la date de naissance et l’e-mail sont verrouillés ; l’adresse et le téléphone restent modifiables. Si l’adhésion de la saison est déjà réglée, elle n’est plus proposée.
6. Terminer normalement : Payeur, puis Récap & paiement.

Limite	Valeur
Validité du code	15 minutes
Essais	5 ; ensuite Valider se grise et il faut demander un nouveau code
Nouveau code	bouton Renvoyer un code, au plus un envoi par minute ; l’ancien code ne marche plus

Cas particuliers

Quand aucun code n’arrive, l’écran affiche toujours le même message : « Si un dossier correspond, un code vient de vous être envoyé par email. » La personne ne sait donc pas pourquoi. Le tableau aide à trouver la cause.

Situation	Ce qui se passe	Que faire
La fiche de l’association n’a pas d’e-mail	Aucun code envoyé	Remplir le formulaire à la main. Pour la suite, l’association ajoute l’e-mail sur la fiche
Orthographe différente (accent, tiret, nom d’usage)	Aucune fiche trouvée, aucun code	Réessayer avec l’orthographe connue de l’association, ou demander à l’association de corriger la fiche
La fiche n’a pas de date de naissance	Aucun code : le bouton exige la date exacte	Remplir à la main avec le même e-mail que celui connu de l’association : la fiche est retrouvée à l’envoi et sa date complétée
Deux fiches avec les mêmes prénom, nom et date	Aucun code : Cohez.io ne choisit pas entre deux personnes	L’association vérifie s’il s’agit d’un doublon
Fratrie avec l’e-mail d’un parent	Un code par enfant, tous envoyés à l’e-mail du parent	Identifier chaque enfant l’un après l’autre, sur sa propre étape
Code non reçu alors que la fiche est bonne	E-mail en indésirables, ou envoi en cours	Vérifier les indésirables, attendre une minute, puis Renvoyer un code
5 codes faux saisis	Valider se grise	Renvoyer un code : un nouveau code remplace l’ancien

Point d’attention : l’e-mail saisi à la main. Sans passer par le bouton, la reconnaissance à l’envoi compare l’e-mail. Un adhérent qui saisit une autre adresse que celle connue de l’association ne sera pas reconnu : une nouvelle fiche est créée, donc un doublon. C’est le cas le plus courant. Le conseil à donner aux adhérents : utiliser le bouton Déjà adhérent ?, ou à défaut l’adresse e-mail habituelle.

Côté dirigeants : préparer et vérifier

La reconnaissance vaut ce que valent les fiches. Quelques minutes de vérification avant l’ouverture des inscriptions évitent la plupart des doublons.

Avant l’ouverture des inscriptions, dans Membres, pour chaque fiche à reprendre :

• E-mail renseigné et à jour. Sans e-mail, pas de code possible. Avec une adresse périmée, le code part vers une boîte que l’adhérent ne lit plus.
• Date de naissance renseignée. Le bouton Déjà adhérent ? en a besoin.
• Prénom et nom écrits comme l’adhérent les écrit : accents, tirets, nom d’usage.

Pendant la campagne :

• Une inscription reconnue s’ajoute à la fiche existante : son historique, ses documents et ses consentements restent au même endroit.
• Une inscription non reconnue crée une nouvelle fiche, en attente. Un nom déjà connu qui apparaît en double dans Membres signale un rapprochement manqué, le plus souvent à cause d’un autre e-mail.
• Cohez.io ne modifie jamais le nom ni l’e-mail d’une fiche existante. Seule une date de naissance manquante est complétée.

En cas de doublon : Cohez.io ne fusionne pas les fiches automatiquement, et il n’existe pas encore d’outil de fusion. C’est à l’association de décider quelle fiche garder. Avant de supprimer une fiche, vérifier qu’elle ne porte ni inscription ni paiement, et contacter le support Cohez.io en cas de doute.

Questions fréquentes et message aux adhérents

« Je n’ai pas reçu de code. » Vérifier les indésirables, attendre une minute puis cliquer sur Renvoyer un code. Toujours rien : la fiche n’a sans doute pas d’e-mail, ou l’orthographe diffère (voir les cas particuliers). L’inscription reste possible en remplissant le formulaire à la main.

« Pourquoi le site ne dit-il pas si je suis connu ? » Pour protéger les adhérents : personne ne doit pouvoir vérifier en ligne si quelqu’un est inscrit à l’association.

« Je ne peux pas modifier mon nom ou mon e-mail. » Après identification, le prénom, le nom, la date de naissance et l’e-mail viennent de la fiche de l’association et sont verrouillés. Pour les changer, contacter l’association. L’adresse et le téléphone, eux, se modifient directement dans le formulaire.

« L’adhésion n’apparaît pas dans les activités. » C’est normal si elle est déjà réglée pour la saison : elle n’est pas facturée deux fois.

« J’inscris mes deux enfants. » Utiliser le bouton sur l’étape de chaque enfant. Les codes arrivent à l’adresse enregistrée pour chacun, souvent celle du parent.

« Je suis nouveau dans l’association. » Ignorer le bouton et remplir le formulaire.

Message type à envoyer aux adhérents

Bonjour,

Les inscriptions pour la nouvelle saison sont ouvertes : [lien du formulaire].

Vous étiez déjà inscrit(e) à l’association ? Gagnez du temps : à l’étape Adhérent(s), cliquez sur Déjà adhérent ?, saisissez votre prénom, votre nom et votre date de naissance, puis le code reçu par e-mail. Vos informations se remplissent toutes seules.

Le code est envoyé à l’adresse que l’association connaît. Pensez à regarder vos courriers indésirables. Pas de code ? Remplissez simplement le formulaire, en utilisant de préférence votre adresse e-mail habituelle.

Une question : [contact de l’association].

Bien cordialement, Le bureau