Doutes d’inscription

À quoi ça sert

Quand une inscription est validée, Cohez.io crée l’adhésion de la personne pour la saison. Il arrive pourtant qu’aucune cotisation ne figure dans l’inscription : cotisation oubliée dans le panier, personne exonérée, cotisation réglée à part…

La page Doutes d’inscription liste ces adhésions « à vérifier » : une adhésion issue d’une inscription validée, sans cotisation dans les inscriptions de la saison. Pour chacune, vous décidez quoi faire.

Cette page est en bêta. Elle s’active sur demande auprès de Cohez.io. Tant qu’elle n’est pas activée pour votre association, le bouton Doutes n’apparaît pas dans Inscriptions.

Ouvrir la page

Dans Inscriptions (menu Trésorerie), cliquer sur le bouton Doutes (n), où n est le nombre de doutes à traiter pour la saison affichée. Le fil d’Ariane permet de revenir à Inscriptions.

• Saison : en haut de la page, le sélecteur choisit la saison à examiner. Par défaut, c’est la saison active la plus récente.
• À traiter (n) : les doutes qui attendent une décision.
• Traités (n) : les doutes déjà décidés (voir « Rouvrir une décision » plus bas).

Chaque ligne indique le membre (un clic ouvre sa fiche), la campagne et la date de validation, les articles de l’inscription, puis la situation : statut de paiement et Solde dû du panier. Le badge Inscription annulée signale que l’inscription d’origine a été annulée depuis.

Si la liste est vide, la page affiche « Aucun doute à traiter pour cette saison. »

Les trois décisions

Pour chaque ligne, les boutons Ajouter la cotisation et Classer conforme sont visibles directement ; le menu à trois points propose Voir le panier, Voir la fiche et Retirer l’adhésion. Les boutons de décision n’apparaissent que pour les utilisateurs qui ont la permission Modifier des membres.

Classer conforme

Choisir cette décision quand l’adhésion est normale malgré l’absence de cotisation (personne exonérée, cotisation payée en dehors de Cohez.io…).

1. Cliquer sur Classer conforme.
2. Renseigner le Motif, obligatoire (500 caractères au maximum). Deux motifs suggérés se choisissent d’un clic : Exonéré et Payée hors outil.
3. Confirmer avec Classer conforme.

Le message « Doute classé conforme. » s’affiche et la ligne passe dans Traités. Rien ne change pour l’adhésion ni pour le panier.

Ajouter la cotisation

Choisir cette décision quand la cotisation a été oubliée et doit être réglée.

1. Cliquer sur Ajouter la cotisation.
2. Choisir la Cotisation parmi celles proposées par la campagne de l’inscription. Si une seule est proposée, elle est déjà sélectionnée.
3. Si la cotisation est à prix libre, saisir le Montant (€).
4. Renseigner le Motif de l’ajout, obligatoire.
5. Laisser cochée, ou décocher, la case Prévenir le payeur par email.
6. Confirmer avec Confirmer l’ajout.

La cotisation est ajoutée à l’inscription et le solde du panier est recalculé. Le bouton est grisé, avec la raison affichée, si l’inscription d’origine est annulée (« Inscription d’origine annulée ») ou si la campagne ne propose aucune cotisation (« Aucune cotisation dans cette campagne »).

Une fois la cotisation ajoutée, le doute disparaît de la liste : l’inscription contient désormais une cotisation. Un bandeau « Cotisation ajoutée. » propose Ouvrir le panier pour relancer.

Point d’attention : l’argent n’est pas encaissé automatiquement. L’ajout augmente le solde à payer ; le règlement s’enregistre comme n’importe quel versement.

Retirer l’adhésion

Choisir cette décision quand la personne ne doit pas être adhérente cette saison.

1. Ouvrir le menu à trois points, puis Retirer l’adhésion.
2. Renseigner le Motif du retrait, obligatoire.
3. Confirmer avec Retirer l’adhésion.

Le message « Adhésion retirée. » s’affiche. La personne n’est plus adhérente pour cette saison, et le formulaire public lui reproposera la cotisation. La synchronisation des adhésions ne recrée pas l’adhésion tant que le retrait est actif. L’inscription elle-même n’est pas annulée.

Rouvrir une décision

L’onglet Traités liste les décisions actives avec le membre, la décision (badge), le Motif, l’auteur et la date (« le … »). S’il est vide : « Aucune décision active. »

• Pour un doute classé conforme, le bouton Rouvrir remet le doute dans À traiter (« Décision rouverte : le doute est de nouveau à traiter. »).
• Pour un retrait, le bouton Annuler le retrait recrée l’adhésion et remet le doute dans À traiter.

Une confirmation est demandée avant chaque réouverture.

Ce que reçoit le payeur

Si Prévenir le payeur par email est coché, le payeur reçoit l’e-mail « Votre inscription a été modifiée », avec le bandeau « Cotisation ajoutée : » suivi du nom de la cotisation, et le récapitulatif du panier avec le nouveau solde. À défaut de payeur, l’e-mail est envoyé à l’adhérent (voir aussi ajouter, retirer ou échanger un cours).

Le bouton Régler en ligne est ajouté à l’e-mail seulement si :

• HelloAsso est connecté pour l’association ;
• le lien public de la campagne est actif ;
• il reste un solde à payer ;
• le payeur a une fiche.

Le lien est valable 7 jours. Dans ce cas, l’envoi apparaît dans l’historique des relances du panier avec le motif Lien de paiement envoyé, et la relance automatique est suspendue pour ces paiements (voir les relances). Sans lien, l’e-mail est envoyé mais n’est pas ajouté à l’historique des relances.

Le message affiché après l’ajout indique ce qui s’est passé :

Message	Explication	Que faire
« Cotisation ajoutée. Mail envoyé au payeur avec le lien de paiement en ligne. »	L’e-mail et le lien de paiement sont partis	Rien à faire
« Cotisation ajoutée. Mail envoyé au payeur (solde : … €). »	L’e-mail est parti, sans lien de paiement	Le payeur règle selon son moyen habituel
« … aucun email payeur, relancer depuis le panier. »	Ni payeur ni adhérent n’ont d’adresse e-mail	Compléter l’e-mail, puis relancer le panier
« … mail non envoyé, relancer depuis le panier. »	L’envoi a échoué ; la cotisation reste ajoutée	Relancer depuis le panier
« Cotisation ajoutée. Solde : … € — relancer depuis le panier »	La case n’était pas cochée	Relancer depuis le panier si besoin

Cas particuliers

Situation	Explication	Que faire
Le bouton Doutes n’apparaît pas dans Inscriptions	La fonctionnalité en bêta n’est pas activée pour l’association	Demander l’activation à Cohez.io
Un doute a disparu de la liste	Une cotisation a été ajoutée à l’inscription, ou l’adhésion a été retirée ou annulée	Consulter l’onglet Traités, ou la fiche du membre
« Ce doute a déjà été traité »	Un autre utilisateur a décidé entre-temps	Actualiser la page
Annuler le retrait échoue	Message « Impossible de recréer l’adhésion : une autre adhésion couvre déjà cette période. »	Vérifier les adhésions de la personne sur sa fiche
Annuler le retrait : « une adhésion existe déjà »	Une adhésion existe déjà pour cette saison ; la décision est tout de même levée	Rien à faire
Une saison ne montre aucun doute	Toutes les adhésions issues d’inscriptions contiennent une cotisation, ou ont été décidées	Rien à faire

Questions fréquentes

« Le motif est-il visible par l’adhérent ? » Non : il sert au suivi interne de l’association et n’apparaît dans aucun e-mail.

« Retirer l’adhésion annule-t-il l’inscription ? » Non : seule l’adhésion est retirée. Pour annuler l’inscription, voir annuler une inscription.

« Peut-on revenir sur une décision ? » Oui, depuis l’onglet Traités avec Rouvrir ou Annuler le retrait. En revanche, une cotisation ajoutée ne s’annule pas depuis cette page.

« Qui peut voir cette page ? » Les utilisateurs de l’association qui peuvent voir les inscriptions. Seuls ceux qui ont la permission Modifier des membres voient les boutons de décision.