Créer la campagne et publier le formulaire

À quoi ça sert

Une campagne est une période d’inscription dans une saison, par exemple « Inscriptions 2026-2027 ». Elle porte le contenu du formulaire (rubriques, propositions, tarifs) et le lien public que vous diffusez aux adhérents.

Le formulaire en ligne accepte des inscriptions à deux conditions, toutes les deux nécessaires :

1. la campagne est Ouverte ;
2. le lien public est publié et n’a pas expiré.

Sinon, la personne qui ouvre le lien arrive sur une page « Les inscriptions sont clôturées » ou « Ce lien d’inscription a expiré ».

Créer la campagne

1. Dans Paramètres → Saisons, cliquer sur le bouton Campagnes de la saison, puis sur Nouvelle campagne.
2. Renseigner :
   • Nom (par exemple « Inscriptions 2026-2027 ») et Description (optionnel) ;
   • Ouverture (optionnel) et Fermeture (optionnel) : date et heure d’ouverture et de fermeture automatiques. La fermeture doit être postérieure ou égale à l’ouverture ;
   • Délai d’expiration des réservations en attente (optionnel, en jours), de 1 à 365 : une inscription non payée libère sa place après ce délai. Vide : aucune expiration automatique ;
   • Pièce santé demandée, si votre association a activé la vérification santé : Aucune pièce santé, Questionnaire de santé ou Certificat médical obligatoire.
3. Cliquer sur Créer la campagne. Elle est créée en Brouillon : personne ne peut encore s’inscrire.
4. Dans la liste des campagnes, le bouton Builder ouvre la page de la campagne, où se préparent les rubriques et les tarifs (voir rubriques, propositions et tarifs).

Publier le lien du formulaire

1. Sur la page de la campagne, cliquer sur Gérer le formulaire public.
2. Choisir une Date d’expiration, puis cliquer sur Publier le lien.
3. Cliquer sur Copier à côté du Lien public, puis le diffuser (e-mail, site, réseaux sociaux). Le bouton Copier le lien de l’en-tête de la campagne fait la même chose.

Une fois publié, l’en-tête de la campagne affiche le badge Formulaire public publié.

Point d’attention : la date d’expiration. Le lien cesse de fonctionner dès le début de la date choisie, à minuit. Pour accepter des inscriptions jusqu’au 30 septembre inclus, choisissez le 1er octobre.

Pour changer la date plus tard : dans Gérer le formulaire public, choisir une Nouvelle date d’expiration (pour régénérer le lien) puis cliquer sur Régénérer le lien. Attention : régénérer crée un nouveau lien et l’ancien ne marche plus. Prévenez les personnes qui ont reçu l’ancien. Révoquer désactive le lien sans en créer de nouveau.

Ouvrir et clôturer les inscriptions

Action	Comment	Effet
Ouvrir	Bouton Ouvrir la campagne, ou automatiquement à la date d’Ouverture	La campagne passe Ouverte ; avec un lien publié, le formulaire accepte les inscriptions
Clôturer	Bouton Clôturer, ou automatiquement à la date de Fermeture	La campagne passe Clôturée ; le lien affiche « Les inscriptions sont clôturées »
Rouvrir	Bouton Ouvrir la campagne sur une campagne clôturée	La campagne repasse Ouverte et sa date de fermeture est effacée

Ouvrir la campagne à la main sans date d’ouverture enregistre la date du jour ; clôturer sans date de fermeture enregistre également la date du jour.

Ce que voient les adhérents

Le formulaire se déroule en quatre étapes : Bienvenue, Adhérent(s) (choix des Activités puis Identité de chaque personne inscrite), Payeur, puis Récap & paiement. Seules les propositions actives apparaissent ; un cours complet ne peut pas être choisi.

Un adhérent déjà connu peut se faire reconnaître à l’étape Adhérent(s) : voir l’identification des adhérents.

Cas particuliers

Situation	Cause probable	Que faire
Le lien affiche « Les inscriptions sont clôturées »	La campagne n’est pas Ouverte	Vérifier le statut de la campagne ; cliquer sur Ouvrir la campagne si besoin
Le lien affiche « Ce lien d’inscription a expiré »	La date d’expiration du lien est passée	Régénérer le lien avec une nouvelle date, puis rediffuser le nouveau lien
Le lien a cessé de marcher un jour trop tôt	Le lien expire à minuit, au début de la date choisie	Régénérer avec le lendemain du dernier jour voulu, puis rediffuser le nouveau lien
Le lien affiche « Page introuvable »	Le lien a été régénéré ou révoqué	Leur envoyer le lien en cours ; s’il a été révoqué, le publier à nouveau
Publier le lien refuse la date	La date d’expiration doit être dans le futur	Choisir une date à partir de demain
La campagne ne s’est pas ouverte à l’heure prévue	L’ouverture automatique peut prendre quelques minutes	Attendre, ou cliquer sur Ouvrir la campagne

Questions fréquentes

« Puis-je préparer le formulaire avant de l’ouvrir ? » Oui : tant que la campagne est en Brouillon, rien n’est visible. Vous pouvez même publier le lien à l’avance ; il affichera « Les inscriptions sont clôturées » jusqu’à l’ouverture.

« Puis-je avoir plusieurs campagnes dans une saison ? » Oui, par exemple une campagne de rentrée et une campagne de stages. Chacune a son propre lien.

« Faut-il un compte pour s’inscrire ? » Non. Le lien public permet de s’inscrire sans compte.