L’annuaire des structures affiliées

À quoi ça sert

L’annuaire regroupe toutes les structures (associations locales) affiliées à votre comité ou fédération : leurs coordonnées, leur numéro d’affiliation, leur statut et leurs représentants. Chaque structure a une fiche.

Pour voir l’annuaire, il faut la permission Voir les structures affiliées ; pour créer, modifier, changer le statut ou supprimer, la permission Gérer les structures affiliées. Un administrateur les attribue dans Paramètres → Utilisateurs.

Parcourir l’annuaire

Ouvrez Structures affiliées dans le menu. La liste affiche par défaut les structures Affiliées. Les boutons En attente, Radiées et Toutes changent le filtre, et le champ Recherche retrouve une structure par son nom, son sigle, son numéro d’affiliation ou sa ville. Cliquez sur une structure pour ouvrir sa fiche.

Créer une structure

1. Cliquez sur Nouvelle structure.
2. Renseignez le Nom (obligatoire), puis, si vous les connaissez, le Sigle, le N° d’affiliation, le RNA et le SIRET, les coordonnées (email, téléphone, site web, adresse) et des Notes.
3. Choisissez le Statut initial : en attente, affiliée ou radiée. Une structure affiliée demande sa Date d’affiliation ; une structure radiée, sa Date de radiation.
4. Cliquez sur Créer la structure.

Le numéro d’affiliation est unique dans votre association : deux structures ne peuvent pas avoir le même. Le RNA (par exemple W123456789) et le SIRET (14 chiffres) sont contrôlés à l’enregistrement ; vous pouvez les laisser vides.

Modifier une structure

Sur la fiche, cliquez sur Modifier, changez les informations puis cliquez sur Enregistrer. Le statut ne se change pas depuis ce formulaire : seules les dates du statut courant y sont corrigeables.

Affilier, radier, réaffilier

Les boutons de la carte Affiliation de la fiche font évoluer le statut :

• Affilier : la structure passe à « Affiliée » à la date choisie ;
• Radier : la structure passe à « Radiée » à la date choisie, ses représentants sont conservés ;
• Réaffilier : une structure radiée repasse à « Affiliée » avec une nouvelle date d’affiliation ; la date de radiation est effacée.

Chaque bouton ouvre une fenêtre où vous saisissez la date. Seuls les boutons possibles pour le statut actuel sont proposés : une structure en attente peut être affiliée ou radiée, une structure affiliée peut être radiée, une structure radiée peut être réaffiliée. La date de radiation ne peut pas être antérieure à la date d’affiliation.

Supprimer une structure

Sur la fiche, le bouton Supprimer demande confirmation. La suppression est définitive : les représentants sont retirés de la structure, mais les personnes ne sont pas supprimées. Pour garder la trace d’une structure qui quitte le réseau, préférez Radier.

Cas particuliers

• Numéro déjà utilisé : l’enregistrement est refusé, choisissez un autre numéro ou corrigez celui de la structure concernée.
• Reprendre un annuaire existant : contactez Cohez.io, qui peut le charger pour vous.