Ajouter, retirer ou échanger un cours

À quoi ça sert

En cours d’année, un adhérent change de créneau, ajoute une activité ou en abandonne une. Plutôt que d’annuler et de refaire l’inscription, l’association modifie directement ses cours.

À chaque modification, Cohez.io :

• recalcule le montant de l’inscription ;
• garde une trace de la modification avec son motif ;
• envoie au payeur un e-mail « Votre inscription a été modifiée » avec le récapitulatif du panier (à défaut de payeur avec e-mail, à l’adhérent).

Point d’attention : l’argent n’est pas déplacé automatiquement. Si le nouveau montant est plus élevé, le complément reste à encaisser. S’il est plus bas, le trop-perçu est à rembourser par l’association, en dehors de Cohez.io.

Pas à pas

Ouvrir le panier depuis Inscriptions, puis la personne concernée.

Action	Où cliquer	À renseigner
Ajouter un cours	Menu d’actions de la personne → Ajouter un cours	Cours à ajouter, Motif de l’ajout
Échanger un cours	Menu de la ligne du cours → Échanger	Nouveau cours, Motif de l’échange
Retirer un cours	Menu de la ligne du cours → Retirer	Motif du retrait

Avant de confirmer, un aperçu affiche le Montant actuel, le Nouveau montant et le résultat :

• Complément à encaisser (ou Reste à encaisser après un retrait) : la personne doit encore payer ce montant ;
• Trop-perçu à rembourser manuellement : l’association doit rembourser ce montant ;
• « Soldé après ajout », « Soldé après échange » ou « Soldé après retrait » : rien à encaisser ni à rembourser.

Confirmer avec Confirmer l’ajout, Confirmer l’échange ou Confirmer le retrait.

Pour un cours à prix libre, un champ Montant (€) — cours à prix libre est demandé.

Cas particuliers

Situation	Message ou effet	Que faire
Le cours choisi est complet	« Ce cours est complet : choisissez-en un autre ou libérez une place d’abord. »	Augmenter la capacité du cours, ou libérer une place
Le cours voulu n’est pas dans la liste	Seuls les cours proposés dans la même campagne sont disponibles	Ajouter une proposition avec ce cours dans la campagne (voir rubriques, propositions et tarifs)
Les menus Échanger / Retirer n’apparaissent pas	Ils ne concernent que les lignes rattachées à un cours, sur une inscription non annulée	Pour une cotisation ou une option sans cours, annuler et refaire l’inscription si besoin
Retrait du dernier cours	Autorisé : l’inscription reste, et son montant ne comprend plus que les autres articles	Annuler l’inscription si la personne quitte l’association
Le payeur n’a pas reçu l’e-mail	Ni le payeur ni l’adhérent n’ont d’e-mail, ou l’e-mail est arrivé en indésirables	Compléter l’e-mail sur la fiche ; prévenir la personne directement

Questions fréquentes

« Le motif est-il visible par l’adhérent ? » Non : le motif n’apparaît pas dans l’e-mail envoyé ; il sert au suivi interne de l’association.

« Puis-je échanger un cours contre un cours d’une autre campagne ? » Non : le nouveau cours doit être proposé dans la même campagne que l’inscription.