Ajouter des champs à la fiche adhérent

Créer vos propres champs sur la fiche adhérent (licence, photo, genre…), les demander à l’inscription et les retrouver sur la fiche.

Cette fonctionnalité est activée à la demande par l’équipe Cohez.io. Si vous ne voyez pas la page Fiche adhérent dans les Paramètres, contactez-nous.

À quoi ça sert

Chaque association a ses propres besoins : numéro de licence, photo d’identité, genre, taille de maillot, certificat à fournir… Vous ajoutez ces champs vous-même à la fiche adhérent, sans attendre un développement.

La valeur d’un champ appartient à la personne, pas à une inscription : elle est conservée d’une saison à l’autre. Un adhérent qui s’est inscrit en 2025-2026 retrouve sa licence enregistrée l’année suivante. Pour une information qui change à chaque inscription, utilisez plutôt un champ complémentaire de campagne.

Créer un champ

Ouvrir Paramètres → Fiche adhérent.
Cliquer sur Ajouter un champ.
Renseigner :
- Libellé : le nom du champ, tel que les adhérents le verront ;
- Aide : un texte d’explication facultatif, affiché sous le champ ;
- Type (voir le tableau ci-dessous) ;
- Obligatoire : l’adhérent doit renseigner le champ pour valider le formulaire ;
- Demandé dans le formulaire public : le champ apparaît dans le formulaire d’inscription en ligne. Désactivé, il reste réservé au back-office (par exemple un numéro de licence saisi par l’association).
Cliquer sur Enregistrer.

Type	Ce que la personne saisit
Texte court	Une ligne de texte
Texte long	Un texte sur plusieurs lignes
Nombre	Un nombre
Date	Une date
Choix unique	Une option parmi une liste que vous définissez
Choix multiples	Une ou plusieurs options parmi une liste que vous définissez
Case oui / non	Une case à cocher
Fichier	Un document ou une photo déposé en ligne (voir ci-dessous)

Le type Document à lire n’existe pas sur la fiche adhérent : il est réservé aux champs complémentaires d’une campagne.

Les champs de type Fichier

Le champ Formats acceptés vous laisse choisir :

PDF ou image (JPG, PNG) ;
PDF uniquement ;
Image uniquement (JPG, PNG).

Un fichier pèse 10 Mo au maximum. Les fichiers sont stockés de façon privée : ils ne sont pas accessibles par un lien public, et chaque téléchargement est enregistré.

Modifier, réordonner, archiver

Dans la liste des champs, chaque ligne propose des boutons :

Monter et Descendre pour changer l’ordre. Cet ordre est celui du formulaire public et de la fiche adhérent ;
Modifier pour changer le libellé, l’aide, les options ou les réglages ;
Archiver pour retirer le champ du formulaire sans perdre les valeurs déjà saisies ;
Supprimer pour l’effacer définitivement (une confirmation est demandée).

Quelques règles à connaître :

Le type est verrouillé dès qu’une valeur existe. Le message « Type verrouillé : ce champ a déjà des valeurs » s’affiche alors. Pour changer de type, archivez le champ et créez-en un nouveau.
Un champ qui a déjà des valeurs ne peut pas être supprimé : archivez-le plutôt.
Un champ archivé disparaît du formulaire public, mais ses valeurs restent consultables sur la fiche (avec le badge « Archivé »), même sans valeur (« Non renseigné »). Il n’est plus modifiable et ne déclenche plus le badge « À compléter ». Il se retrouve sous Archivés en bas de la liste, où le bouton Restaurer le remet en service.
Retirer une option d’une liste (choix unique ou multiples) ne touche pas aux valeurs déjà enregistrées : sur la fiche, la valeur reste affichée telle quelle. Dans la fenêtre Modifier, elle porte la mention « (option retirée) » et vous pouvez la garder ou la décocher. Elle n’est plus proposée aux nouveaux adhérents.

Sur la fiche adhérent

Dès que la fonctionnalité est activée, la fiche d’un adhérent affiche un onglet Infos complémentaires, même si aucun champ n’existe encore (il indique alors « Aucun champ complémentaire… »). On y voit chaque champ avec sa valeur, et le bouton Modifier (pour les personnes autorisées à modifier les adhérents) permet de les compléter à la main, y compris les fichiers : le fichier actuel se télécharge, et peut être supprimé en cochant Supprimer le fichier, puis Enregistrer.

Quand un champ Obligatoire est vide, il porte le badge À compléter, et l’onglet affiche le nombre de champs concernés. En back-office, l’obligation ne bloque jamais l’enregistrement : vous pouvez enregistrer une fiche incomplète, le badge vous rappelle simplement ce qui manque. L’obligation ne s’applique pleinement que dans le formulaire public.

Dans le formulaire d’inscription

Les champs marqués Demandé dans le formulaire public apparaissent dans le bloc Informations complémentaires, sous l’identité de chaque inscrit. Les détails (champ déjà renseigné, envoi de fichier…) sont dans le formulaire public.

Retrouver les valeurs en export

L’export CSV des inscriptions ajoute une colonne par champ de la fiche adhérent.

Questions fréquentes

« Si je rends un champ obligatoire, les fiches existantes sont-elles bloquées ? » Non. Les fiches où le champ est vide portent le badge À compléter, sans rien bloquer. L’adhérent devra le renseigner lors de sa prochaine inscription en ligne, sauf si vous lui avez déjà saisi la valeur et qu’il s’identifie par son code (voir l’identification d’un adhérent). Cette dispense ne concerne que les champs de la fiche adhérent.

« Puis-je choisir les campagnes où un champ est demandé ? » Non : le réglage Demandé dans le formulaire public s’applique à tous les formulaires de l’association. Pour une information propre à une campagne, créez un champ complémentaire sur la campagne.

« Les valeurs sont-elles recopiées d’une saison à l’autre ? » Elles ne sont pas recopiées : c’est la même valeur, portée par la personne. Si elle est modifiée, elle l’est pour toutes les saisons.